La firma electrónica se está imponiendo poco a poco en las organizaciones, debido a sus múltiples ventajas: ahorro de tiempo, reducción de costes, mayor seguridad en comparación con la firma manuscrita, etc. Pero con demasiada frecuencia nos olvidamos de mencionar que también se trata de una herramienta de onboarding muy potente. Lo es tanto porque la firma a distancia simplifica los trámites asociados al proceso de contratación e integración, como porque transmite una buena imagen de la empresa, reforzando así su marca de empleador. Veamos cómo se lleva a cabo la incorporación y cómo una solución de firma electrónica supone una ventaja para integrar a sus nuevos talentos de forma más eficiente.
El onboarding, un procedimiento esencial en la empresa
¿Cómo integrar a los nuevos colaboradores? No es un tema menor. El proceso de integración es un requisito esencial para que un empleado recién contratado pueda situarse, para que se forme eficazmente en las herramientas de la empresa, pero también para que comprenda la organización de la empresa, su funcionamiento y sus valores.
¿Qué es el onboarding?
Este proceso se conoce como onboarding: embarcar a los nuevos empleados en el avión-empresa. Se trata de una etapa decisiva que comienza durante la contratación, desde el momento en que se firma una promesa de empleo, y continúa hasta que el recién llegado se siente perfectamente a gusto en su entorno de trabajo, tanto desde el punto de vista material como operativo y, por supuesto, humano. Puede ser un largo periodo que requiere crear (y mantener) vínculos, acompañar, apoyar e involucrar a los nuevos empleados.
¿Por qué es tan importante la incorporación de los colaboradores?
Es un recorrido que ayuda a los empleados a integrarse y situarse, y a reducir drásticamente el riesgo de salidas imprevistas. También es una forma de potenciar la eficacia, fomentando el rendimiento desde el momento en que ocupan su puesto, reduciendo al máximo la curva de aprendizaje en virtud de una gestión bien pensada.
Por lo tanto, es más que deseable asegurarse de que sus nuevos empleados tengan una incorporación exitosa… Y, para ello, la firma electrónica es una palanca importante para el éxito.
Identificación e integridad. Dos buenas razones para adoptar la firma electrónica
La incorporación es inevitablemente sinónimo de papeleo, de trámites administrativos y de (innumerables) documentos por firmar. Las obligaciones comienzan con el proceso de contratación y continúan a lo largo del compromiso del empleado, mucho más allá del periodo de inducción.
¿Por qué es interesante la firma electrónica en esta fase? Porque tiene dos ventajas que podrían inclinar la balanza a su favor:
- La identificación inequívoca del firmante, mediante un proceso de autenticación más o menos avanzado en función del nivel de garantía asociado a la firma (simple, avanzada o cualificada) y a la necesidad de obtener previamente un certificado electrónico.
- La garantía de la integridad del documento firmado, gracias a un mecanismo que lo «sella» en el momento de la firma para evitar cualquier modificación o alteración posterior.
Estas son dos razones por las que la firma a distancia tiene el mismo valor probatorio que la firma manuscrita, y una seguridad mucho mayor. Sin duda una buena forma de simplificar enormemente el proceso de integración para los recién llegados.
De la incorporación exitosa al fortalecimiento de la marca de empresa: cómo el fichaje a distancia optimiza sus procesos empresariales
La simplificación de las gestiones asociadas a la integración de nuevos empleados es, de hecho, uno de los principales beneficios que aporta la firma electrónica. Gracias a la base de seguridad descrita anteriormente, usted puede emitir y hacer firmar una promesa de empleo y/o un contrato de trabajo en línea con total tranquilidad. No es necesario que el candidato acuda a la empresa para una simple firma. Se acabó el tiempo perdido en imprimir, enviar por correo, escanear, archivar… y otras mil tareas tediosas y que consumen mucho tiempo.
Estos trámites se realizan en un abrir y cerrar de ojos, al igual que todas las firmas necesarias para la llegada al puesto de trabajo. Acuerdo de confidencialidad, documentos relativos a la prevención de riesgos profesionales, certificado de entrega de material, contrato de seguro médico y de previsión, carta informática, anexo al contrato de teletrabajo, etc. Todo lo que necesita para garantizar que los nuevos empleados comiencen con éxito (y comodidad) en la empresa.
Beneficios que van (mucho) más allá del onboarding
Pero los beneficios de una herramienta de firma remota no se limitan a la fase de incorporación. Las ventajas de esta solución se perciben durante todo el periodo de contratación del empleado, ya que se puede facilitar la firma de cualquier tipo de documento interno por este medio.
Para los recursos humanos, se trata de un ahorro de tiempo que siempre es bienvenido. Una solución como Oodrive Sign incluye una función para crear plantillas predefinidas que se rellenan automáticamente con información personalizada (gracias a los Smartfields), y propone el envío de recordatorios a los firmantes y el seguimiento del proceso de firma en tiempo real, etc.
De forma más general, la firma electrónica contribuye a mejorar la experiencia diaria de los empleados (fácil manejo de la herramienta, acceso desde cualquier lugar mediante una simple conexión a Internet, etc.) y a reforzar la imagen de la empresa, su marca de empleador. Es una forma de mostrar una cara innovadora y más atractiva, de diferenciarse de otras organizaciones y de atraer la atención de nuevos talentos. Un círculo virtuoso que solo es posible gracias a la firma a distancia.
