La incorporación de nuevos empleados es una etapa clave para asegurar la integración rápida y eficaz en la empresa. Sin embargo, este proceso puede ser largo e incómodo, sobre todo en lo que se refiere a los documentos administrativos. La desmaterialización de los procedimientos administrativos y la utilización de la firma electrónica son soluciones eficaces para agilizar la incorporación de los nuevos empleados y simplificar las interacciones entre empleador y empleado.
Utilizar la firma electrónica desde la contratación
¿Por qué es interesante la firma electrónica en esta fase? Porque tiene ventajas indiscutibles:
- La identificación inequívoca del firmante, mediante un proceso de autenticación más o menos avanzado en función del nivel de garantía asociado a la firma (simple, avanzada o cualificada) y a la necesidad de obtener previamente un certificado electrónico.
- La garantía de la integridad del documento firmado, gracias a un mecanismo que lo «sella» en el momento de la firma para evitar cualquier modificación o alteración posterior.
Estas son dos razones por las que la firma a distancia tiene el mismo valor probatorio que la firma manuscrita, y una seguridad mucho mayor. Sin duda una buena forma de simplificar enormemente el proceso de integración para los recién llegados.
Después de haber utilizado la firma electrónica para agilizar la contratación, 0no se salga del buen camino!
Firma electrónica de políticas y procedimientos internos de la empresa
Las políticas y procedimientos internos de la empresa son importantes para asistir a los nuevos empleados a comprender las expectativas y las reglas de la empresa. La firma electrónica se puede utilizar para confirmar que los nuevos colaboradores hayan leído y comprendido correctamente las políticas y procedimientos, lo que permite mitigar el riesgo de no conformidad.
Durante la vida del empleado, sobre todo si la empresa tiene actividad en el ámbito de los RR. HH., habrá documentos que requerirán su aprobación. Implementación del teletrabajo, cambio de mutua, acuerdo sobre las primas, enmiendas, etc.
Son muchas las acciones de los empleados que hay que simplificar. Para eso sirve la firma electrónica.
Fomentar el bienestar del empleado en el trabajo
En Francia, hemos alcanzado un 2,7 % de dimisiones en el primer trimestre 2022, lo que supone el índice más alto desde 2008.
Desde la crisis de covid-19,. las dimisiones han aumentado en todo el mundo. Los cuestionamientos, los cambios de orientación, la búsqueda de un «sentido» – un bróker que decide irse a criar vacas a Normandía. Y después surgió el famoso «bienestar» en el trabajo. Como si antes de la crisis el bienestar hubiera estado relegado a un lugar de nuestra mente, esperando a resurgir con fuerza.
El bienestar en el trabajo presenta múltiples ventajas para empleados y empleadores.
- Mayor productividad: cuando los empleados se sienten bien en su entorno de trabajo, tienen tendencia a estar más comprometidos y motivados.
- Reducción del absentismo y de la rotación laboral: los empleados que se sienten bien en su trabajo son menos susceptibles de cogerse una baja por enfermedad o de buscar otro puesto.
- ➡️ Reducción de los costes vinculados al absentismo y la rotación laboral.
- Mejora de la imagen de marca de la empresa: Las empresas que se preocupan del bienestar de los empleados pueden ser percibidas de forma más positiva por el público.
- ➡️Fomento de las contrataciones (atracción de nuevos talentos)
- ➡️Fomento de los negocios (refuerza la relación con clientes existentes y potenciales)
Cada acción dentro de la empresa cuenta. De la zona de descanso hasta la firma electrónica, todo son herramientas que contribuyen a mejorar el día a día del colaborador.
Su trabajo le lleva un tiempo considerable y no se puede ocupar de procedimientos de firma en papel, que tienen varias etapas (imprimir, firmar, escanear, enviar, etc.), y que pueden dividirse en varias jornadas y que pueden quedarse inconclusos (después de imprimir y firmar, uno se olvida de digitalizar y enviar el documento, por ejemplo).
¿Y cuando la relación se termina? La salida.
Sea por el motivo que sea, la salida de un empleado de una empresa siempre tiene consecuencias.
Al margen del coste de una mala contratación (nueva contratación, formación, un golpe para los equipos existentes, etc.), hay que contar con un procedimiento de salida de los empleados que favorezca la ruptura en «buenos términos».
Al ser la etapa final de la vida de un empleado, la ruptura debe, sea cual sea su calificación jurídica, estar notificada, firmada y aprobada. Cuando un empleado abandona la organización, puede ser conveniente firmar rápidamente las condiciones de la salida, para tranquilizar a todas las partes implicadas. Una salida es muy difícil, por múltiples motivos y para todo el mundo. Aligerar todas las formalidades administrativas es un plus.
Además, el 85 % de los antiguos empleados hablan bien de su antigua empresa cuando su salida se realiza adecuadamente.
➡️Hay que tenerlo en cuenta cuando tenemos presencia en la web. ¡Ya no es necesario hablar de las bondades de una buena reputación en línea!
El ciclo de vida del empleado está cubierto en su totalidad gracias a la firma electrónica. Una simplificación del lado administrativo que permite hacer que las relaciones entre empleado y empleador fluyan mejor, y que permite que los equipos de RR. HH. se centren de nuevo en lo que importa: la persona. 🙂
