Para cada herramienta que se implanta, para cada proceso empresarial que se desarrolla, resulta esencial tener en cuenta el ROI, el famoso «retorno de la inversión» que está en boca de todos. El ROI es la clave para tomar decisiones estratégicas de inversióny asignar los recursos de forma más eficiente. Si está considerando la posibilidad de adoptar la firma electrónica, se preguntará lógicamente por la rentabilidad de esta herramienta. ¿Cuál es el ROI de la firma online? ¿Qué ahorro puede suponer el cambio de la firma física por la electrónica? Veámoslo.
Cómo calcular el ROI de la firma electrónica
El ROI (Return On Investment) esuna herramienta que permite comparar dos valores —generalmente costes y beneficios— y obtener una tasa de rendimiento. Expresado en porcentaje, este indicador da una idea clara de los beneficios financieros asociados a un proceso, herramienta o inversión. Cuanto más alto sea el ROI, más favorable será la relación entre ganancias y costes.
Hay dos formas de evaluar la rentabilidad de una herramienta de firma electrónica. Puede compararse el proceso de firma en línea con el de la firma física, evaluando así la ganancia concreta obtenida por la primera. También se puede medir el ROI de la firma digital como tal.
Firma electrónica frente a firma manuscrita
Supongamos que quiere comparar los dos procesos, para mostrar a su dirección los beneficios de adoptar una herramienta de firma en línea. Para ello, nos basaremos en dos valores:
- El coste medio anual del proceso de firma física, incluyendo todas las variables contables. Se incluyen los gastos de papel, impresión (incluida la compra de cartuchos de tinta o tóner, el mantenimiento de los equipos, etc.), franqueo (sobres, franqueo, mensajería, etc.) y archivo (espacio dedicado, adquisición de archivadores, etc.).
- El coste medio anual del proceso de firma a distancia: precio de la solución (pago al contado o suscripción), hardware (ordenadores, tabletas o smartphone), mantenimiento y costes relacionados.
La fórmula para calcular el ROI es la siguiente:
(coste medio anual de la firma física – coste medio anual de la firma electrónica) / coste medio anual de la firma electrónica x 100
Por ejemplo, si el proceso 1 le cuesta 20 000 euros al año y el proceso 2 15 000 euros, tenemos un ROI del 33 % para el proceso 2.
La firma a distancia: ¿una inversión rentable?
Una vez que haya adoptado su solución de firma electrónica, querrá evaluar su rentabilidad global. La pregunta entonces es la siguiente: teniendo en cuenta la inversión realizada, ¿cuáles son las ganancias generadas por esta herramienta?
Para calcular este ROI, utilizamos esta fórmula:
(ganancia/pérdida – coste de la inversión) / coste de la inversión x 100
La fórmula es sencilla, pero el cálculo lo es mucho menos. Si bien es fácil conocer el coste de la inversión (que corresponde al importe pagado por la adquisición de la herramienta o la obtención de la licencia, al que hay que añadir los gastos regulares —mantenimiento, compra de nuevas funcionalidades, etc.—), es mucho más complicado evaluar las ganancias o pérdidas.
Los beneficios que aporta la firma electrónica
Si queremos estimar las ganancias generadas por el uso de una solución de firma remota, debemos tener en cuenta cuatro variables:
- Ahorro en comparación con el proceso de firma física (papel, impresión, envío, archivo).
- Aumento de la productividad del equipo. La simplificación del proceso y la automatización de las tareas tienden a agilizar el ciclo de vida de los documentos que hay que firmar. El resultado es una reducción neta del número de horas que los empleados dedican a la gestión de documentos —horas que tienen un coste para la empresa—, pero también una reorientación del tiempo de trabajo, ya que el personal puede centrarse en tareas de mayor valor añadido. Por no hablar de que el riesgo de error o pérdida queda prácticamente eliminado.
- Los beneficios resultantes del aumento de las ventas, en términos de dos fenómenos: la velocidad de ejecución (que impulsa el procesamiento de documentos y anima a los clientes potenciales a comprometerse), y la mejora de la experiencia del cliente (que transmite una mejor imagen de la empresa).
- El uso que se hace de la solución: cuántos documentos se envían a firmar cada mes y cuántas personas utilizan la herramienta.
El ROI de una herramienta de firma remota. El ejemplo de Oodrive Sign
Las variables necesarias para calcular el ROI dependen en gran medida de la empresa que ha implantado la solución. Sin embargo, la ganancia media puede estimarse en función del tamaño de la organización, basándose en determinadas variables.
Así, con Oodrive Sign:
- Una pequeña empresa con 10 empleados, cada uno de los cuales envía una media de 15 documentos a firmar al mes, ahorrará 8100 euros al año, y obtendrá una ganancia de tiempo equivalente a 0,6 ETC (unidad de medida de carga de trabajo para un empleado a tiempo completo). Si suponemos una inversión de 9 euros por usuario y mes, es decir, unos 1000 euros al año, a los que añadimos 500 euros en gastos diversos, el ROI de Oodrive Sign asciende al 440 % solo en términos financieros.
- Una PYME con 50 empleados, cada uno de los cuales envía una media de 40 documentos para su firma al mes, ahorrará 108 000 euros al año, así como el equivalente a 7,7 ETC. Con un coste de 5400 euros al año + unos 2600 euros de gastos diversos, el ROI de Oodrive Sign es del 1250 %.
De hecho, cuanto mayor sea el volumen de documentos por firmar y el número de empleados que utilicen la firma remota, mayores serán las economías de escala de la herramienta.
Cualquiera que sea el tamaño de la empresa, el uso de Oodrive Sign es por tanto económicamente rentable, incluso sin tener en cuenta el efecto positivo sobre la imagen de marca. Si calcula de antemano su ROI teórico, podrá presentar estas cifras a su dirección y demostrar que la adopción de una herramienta de firma electrónica es sencillamente imprescindible.
