La crisis sanitaria y sus consecuencias en las empresas —uso masivo del teletrabajo, reuniones a distancia, restricciones en los viajes de negocios– han impulsado a estos departamentos a acelerar su digitalización y, en particular, a adoptar la firma electrónica. ¿Pero qué pasa con los recursos humanos?
En 2021, el mercado francés de los SI de RR. HH. alcanzó los 3400 millones de euros (un crecimiento superior al 8 %). En 2022, la tendencia sigue potente, con un 8 % de crecimiento todavía, y de aquí a 2025, debería alcanzar un volumen total de actividad de 4600 millones. (Fuente Markess)
Mientras que la digitalización era una de las tres prioridades de los departamentos de RR. HH., la firma digital se impone como una herramienta esencial para digitalizar todos los procesos de RR. HH. De hecho, la firma electrónica es una forma sencilla de hacer más fluidos los intercambios, ahorrar tiempo y proteger los documentos, pero también de devolver a las personas al centro de la función de RR. HH. y transformar la imagen de la empresa. A continuación, una visión general de las ventajas de la firma electrónica para los RR. HH.
Acelerar los procesos de RR. HH. con la firma electrónica
No es ninguna sorpresa: la digitalización es una palanca para acelerar los intercambios, sinónimo de ahorro de tiempo. Esta es incluso una de sus características. Pero la firma electrónica va más allá al digitalizar procesos estratégicos, como la contractualización o la validación de documentos relacionados con la vida profesional de los empleados. Y es que la firma digital se aplica a todos los documentos gestionados por los recursos humanos:
- Contratación e incorporación, promesa de empleo, contrato de trabajo o de interinidad, acuerdo de confidencialidad;
- Vida profesional: nómina, hoja de horas, cuentas de gastos, certificado de entrega de material, entrevista anual, hoja de entrada, modificación de contrato, paga de finiquito, certificado de trabajo;
- Comunicación interna: política de empresa, comunicación a los empleados, convocatoria, actas de reuniones, etc.
Así, el uso de una solución de firma electrónica reduce el tiempo dedicado a la consulta, la firma y el envío de documentos, incluso cuando estos son confidenciales y/o estratégicos. Los firmantes —colaboradores o candidatos— ya no tienen que ir a la oficina ni pasar por el largo y fastidioso proceso de descargar, imprimir y devolver un contrato. También pueden firmar sobre la marcha, desde un smartphone o una tableta. Una forma de que RR. HH. se asegure, por ejemplo, de que un empleado que trabaja desde casa o está de viaje en el extranjero ha recibido y leído un documento.
Algunas soluciones (como Oodrive Sign) van más allá al ofrecer la posibilidad de firmar un documento sin conexión, transmitiendo el documento en cuanto el dispositivo utilizado para realizar la firma electrónica se conecta de nuevo a la web. Se trata de la firma electrónica offline.
Proteger los documentos firmados electrónicamente
Este ahorro de tiempo va acompañado de una mayor seguridad en los intercambios, un parámetro esencial para los recursos humanos dada la sensibilidad de ciertos documentos. Dicha seguridad se explica porque la firma electrónica no es solo una versión digital de un «autógrafo», sino que también autentifica al firmante y garantiza la integridad del documento.
Para entender estos dos puntos, es necesario entrar en los detalles de cómo funciona la firma electrónica. Este tipo de firma es única para un individuo y está protegida por un certificado digital que sella el documento en el momento de la firma, de modo que una «huella» digital indeleble queda incrustada en el documento. No solo se valida la identidad de la persona que firma mediante la existencia del certificado, sino que esta «huella digital» permite detectar cualquier cambio posterior en el documento, así como cualquier posible alteración. Por último, la firma electrónica permite una trazabilidad total, lo que significa que es posible saber en cualquier momento quién firmó qué y cuándo.
Por lo tanto, aunque la firma electrónica tiene el mismo valor probatorio que la firma manuscrita, también resulta ser mucho más segura. Además, los documentos y los datos relacionados se almacenan en línea, en servidores que también son seguros. Pero hay que tener cuidado y asegurarse de que el editor de la solución de firma digital realmente aloja los datos en Francia o en la UE (como es el caso de oodrive_sign).
Mejorar la productividad (mediante una solución de firma electrónica eficaz)
Cuando una solución ahorra tiempo sin comprometer la seguridad, abre la puerta a una mejora significativa de la productividad. Es el caso de la firma electrónica para los recursos humanos. En una función en la que las tareas administrativas representan una gran parte del trabajo por realizar, la agilización y racionalización de los procesos ayudan a reducir el tiempo dedicado a tareas recurrentes y de poco valor añadido, como la impresión o el escaneo de documentos.
Esto es aún más cierto con la automatización respaldada por una solución de firma electrónica. Para los documentos recurrentes, por ejemplo, es posible crear plantillas, automatizar el envío, el seguimiento y el archivo, e incluso añadir campos personalizables Smartfields® a los contratos para recoger datos en el SIRH (una innovación que ofrecen las soluciones de Oodrive). El personal de RR. HH. puede utilizar el tiempo ahorrado para tareas de mayor valor añadido, como la contratación o la formación. Además, la automatización reduce el riesgo de cometer errores y perder datos.
Optimizar la imagen de la empresa con la firma digital
Otra ventaja significativa de la firma electrónica para los departamentos de RR. HH. es el innegable efecto positivo de la adopción de dicha tecnología en la imagen de la empresa. En primer lugar, para los empleados, que ahorran tiempo al firmar los documentos electrónicamente y al limitar el uso del papel (por ejemplo, al transmitir los comprobantes de gastos), lo que aumenta su satisfacción.
En segundo lugar, para los futuros empleados, la firma digital es un factor de diferenciación importante para las organizaciones. De hecho, aunque los dispositivos de firma electrónica están ganando terreno, esta tecnología aún no se considera estándar. El uso de esta herramienta da a la empresa una imagen moderna e innovadora, pero también la de una entidad que tiene en cuenta las cuestiones medioambientales. Los empleados jóvenes son especialmente sensibles a estas cuestiones. Un tercio de ellos hace de la cultura ecológica de una empresa un criterio primordial a la hora de elegir empleador (fuente cddd).
El papel cada vez más importante que desempeña la firma electrónica en el ámbito de los recursos humanos no debe sorprendernos. Muchos de estos departamentos alaban la «eficacia y rapidez» que permite la digitalización de los procesos de RR. HH., pero también la «validez» y «oponibilidad jurídica» de la firma electrónica Sin embargo, la firma digital está ganando terreno progresivamente. sobre todo en términos de seguridad, ahorro de tiempo, productividad e imagen de marca. Y es por estas mismas razones que se trata de una herramienta esencial para los recursos humanos.
