La pandemia ha propulsado la transformación digital de las empresas, pero también ha supuesto un cambio profundo de los métodos de comunicación e intercambios dentro de las organizaciones. Un estudio de Ifop desvela que en la actualidad el 51 % de las reuniones son en línea, cifras que debemos comparar con el alza de ciberataques en el 2021 y durante el primer trimestre de 2022. Y es que, por extraño que parezca, las reuniones de gobernanza siguen siendo el talón de Aquiles en términos de seguridad. Según un estudio de Forrester, en Europa el 50 % de las reuniones de las juntas directivas tienen lugar en plataformas de mensajería privada. Por ello, es primordial escoger una herramienta de gestión adecuada para simplificar, optimizar y asegurar estas reuniones. A continuación presentamos algunos consejos para acertar:
Una herramienta de gestión que realmente facilite los intercambios y la comunicación
Las reuniones se han multiplicado y conseguir que sean verdaderamente provechosas es una ardua tarea. Por ello es importante prestar una atención especial a la herramienta de gestión que utilizamos, de forma que realmente facilite las conversaciones, sin añadir más complicaciones a los usuarios. Una herramienta intuitiva, sencilla y única mejorará la relevancia de las conversaciones y servirá para que el equipo pueda concentrarse en lo que más importa. Así, es necesario comprobar si la solución dispone de una herramienta para establecer el orden del día y para adjuntar los archivos necesarios durante el encuentro. Igualmente, debe permitir la colaboración rápida y pertinente como, por ejemplo, mediante una herramienta de anotación en los mismos documentos antes de la reunión. Asimismo, es importante no olvidarse de las actas, que recuperarán su utilidad si facilitamos el acceso a todas las partes interesadas.
Comprobar que la confidencialidad de los intercambios se respeta
Como hemos visto, la seguridad y la confidencialidad de las conversaciones son esenciales para las empresas. Debemos brindar una suma importancia a este tema y es clave que la herramienta escogida cumpla con todas las expectativas. Para ello, se puede verificar si los servidores de alojamiento han sido certificados por la ANSSI, la agencia nacional francesa para la seguridad de los sistemas informáticos. El acceso a la herramienta de gestión debe cumplir con la normativa de seguridad más estricta: contraseña única, compatibilidad con soluciones de hardware como FaceID o TouchID… Igualmente, las soluciones se pueden adaptar a las especificidades de la organización y, por tanto, cumplir con la normativa interna de la organización.
Prestar apoyo a la organización de los miembros de la Junta
En ocasiones encontrar un hueco que convenga a todos los miembros de una junta puede ser un calvario, ya que las agendas suelen estar desbordadas. Para simplificar el envío de las invitaciones, es importante usar una herramienta de gestión capaz de identificar los horarios disponibles y gestionar rápidamente las cancelaciones o modificaciones.
Se debe permitir un acceso constante e intuitivo a los documentos del comité de dirección, ejecutivo y consejos de administración, para que todos los miembros puedan cumplir con sus funciones eficazmente sin perder tiempo. Escoja una herramienta que facilite la gestión de derechos de cada usuario, así como la de cada documento, ya que se trata del mejor método para asegurar una colaboración fluida y pertinente. Todos los miembros deben poder ser avisados de la información relevante, en función de su perímetro y responsabilidades. Para ello, la aplicación debe proporcionar un sistema de envío de notificaciones.
Escoger una solución que se integre fácilmente en la empresa
Se acabó seguir acumulando soluciones hasta que los trabajadores se harten. ¿Los equipos están acostumbrados a utilizar determinadas herramientas como Teams? Es importante facilitarles el trabajo mediante una opción compatible que se integre sencillamente en su trabajo y organización diarios. Asimismo, se debe seleccionar una herramienta con un API que se integre adecuadamente para ganar más eficacia y rendimiento.
Atraer a los dirigentes del futuro
En la actualidad se une a nuestras empresas una nueva generación de dirigentes y las salas de los consejos están ocupadas por delegados menores de 40 años. La nueva generación convive con la tecnología y presta una atención especial a la organización de las estructuras a las que se incorporan. Si se tienen en cuenta todos estos consejos, será sencillo atraer su interés y retener a los mejores dirigentes del futuro.
