La crisis sanitaria y sus consecuencias en los métodos de trabajo –limitación de los desplazamientos, generalización del trabajo remoto– han obligado a las empresas a acelerar su transformación numérica y ha aumentado su interés por la firma electrónica. Esta situación hoy ha permitido digitalizar totalmente sus transacciones e intercambios, obteniendo beneficios en cuestión de tiempo, flexibilidad, ciberseguridad y reducción de costes. Dicho de otro modo: la firma electrónica tiene todas las de ganar en cuanto a ocupar un lugar cada vez más importante en los próximos años. La prueba de estas cuatro tendencias principales en el mercado de la firma remota en 2022.
La progresiva democratización progresiva de los usos de la firma electrónica
Históricamente, la firma electrónica siempre se ha utilizado en aquellos sectores en los que la seguridad de los intercambios es un aspecto clave. También es muy habitual en el sector de la banca, las finanzas, el derecho, el comercio y los recursos humanos. Como ejemplo, más del 40 % de los profesionales de derecho ha adoptado la firma online, tanto en los procesos verbales de los tribunales como en las actas notariales (fuente: Challenges).
A favor de la pandemia, la firma electrónica ha adquirido esa imagen tan «técnica» de la que no puede deshacerse. En una palabra: se ha democratizado, primero por necesidad y, después, por sus numerosas ventajas. En 2020, en tan solo unas semanas, el mercado de la firma electrónica ha aumentado en un 25 %, según Forrester (fuente: Journal du Net), introduciéndose en nuevos sectores como el inmobiliario, el turismo, la distribución al por mayor e, incluso, el mundo comunitario. Para Markess by Exægis, esta curva ascendiente debería ser exponencial: la sociedad de estudios independiente estima que el 87 % de las empresas habrá adoptado una solución de firma electrónica para el año 2023.
Las disposiciones de la normativa eIDAS se han relajado para la firma certificada
En el mundo de la firma electrónica, la firma «certificada» representa el nivel de seguridad más alto que establece la normativa europea eIDAS. Sin embargo, su uso es algo complejo: exige la obtención previa de un certificado electrónico certificado, emitido por un proveedor de servicios de confianza incluido en una lista de confianza europea y enviado al solicitante a través de un soporte físico. Ciertas dificultades frenan el recurso a este nivel de firma, a pesar de sus múltiples beneficios.
Pero las cosas parece que están en proceso de cambio, y en el buen sentido. La actualización de la normativa eIDAS prevista para la próxima entrada debería redefinir las exigencias referentes al uso de la firma electrónica certificada, sobre todo digitalizando totalmente su uso (lo que supondría el fin del soporte físico, hoy obligatorio). En consecuencia, estos cambios facilitarían la ejecución de la solución manteniendotodo aquello quela hace indispensable: garantías técnicas, jurídicas y de seguridad sólidas. Lógicamente, esto debería acelerar su aplicación y convencer de su uso a un número de actores del mercado cada vez mayor.
Una herramienta mucho más fiable en cuestión de ciberseguridad
Firmar documentos a distancia comporta cierta inquietud. Porque, ciertamente, el riesgo de fraude e usurpación de identidad es muy real. En 2021, una empresa de cada cuatro fue víctima de un fraude demostrado –un aumento en parte debido a la generalización del teletrabajo (barómetro Euler Hermes)–, lo que explica los enormes retos en cuanto a ciberseguridad en las organizaciones.
Lejos de favorecer los fraudes, la firma electrónica actúa a modo de protección ante los ciberataques en cualquier género. Efectivamente, para que una herramienta de firma electrónica sea legal, se debe basar en un sistema de cifrado de datos que garantice la integridad de los documentos firmados. A esto hay que añadir la verificación de la identidad del solicitante antes de la entrega del certificado electrónico, una comprobación que, en los niveles de firma más elevados, debe hacerse en persona. Finalmente, la obligatoriedad de que el firmante se autentifique en la firma limita el riesgo de usurpación de la identidad.
El gran atractivo de la firma electrónica en un contexto de trabajo híbrido
La pandemia no solo ha cambiado la manera de trabajar: también ha tenido un impacto en las creencias de los empleados. Los empleados han comprobado que pueden cumplir con sus funciones diarias tanto a distancia como en el despacho, y sin perder productividad. Por eso, en el momento de volver a la normalidad, son muchos los que han exigido más flexibilidad (y autonomía) en su planificación y en sus horarios. Un paradigma que se denomina «trabajo híbrido» y que ha adquirido tanta importancia que, para los candidatos de una oferta de trabajo, se ha convertido en un criterio de decisión en toda regla.
En este contexto, la firma electrónica es un argumento sólido a favor de las empresas, ya que cumple su función de «caja de herramientas digital» y ofrece esa flexibilidad tan deseada… y no solo a los empleados. Paralelamente, las organizaciones han observado un aumento inédito del número de autónomos: en un futuro, estarán cada vez más obligados a trabajar con profesionales independientes… y proponerles soluciones adaptadas a su estilo de vida. ¡Dos razones evidentes para incluir la firma electrónica en su día a día!
