Die elektronische Signatur ist ein digitaler Prozess zur Online-Unterzeichnung verschiedenster Dokumente, damit sie rechtsgültig sind und gesichert archiviert werden können. Natürlich unter der Bedingung, dass eine sichere und souveräne Lösung verwendet wird. Das vorrangige Ziel einer elektronischen Signaturlösung ist neben dem Schutz der davon betroffenen Dokumente die Optimierung der Produktivität Ihrer Beschäftigten und damit auch Ihres Unternehmens. Und dies gilt sowohl für Großkunden als auch für KMU.
Die Vorteile der elektronischen Signatur im Dienste der Produktivität
Wer sich für diesen dematerialisierten Prozess der elektronischen Online-Signatur entscheidet, vereinfacht und reduziert die für die Unterzeichnung notwendigen Schritte und sichert die Zustimmung aller Beteiligten. Ein Unternehmen, das von den zahlreichen Vorteilen der elektronischen Signatur profitiert, spart Zeit bei der Verwaltung und Kosten bei Verbrauchsmaterialien und Dienstreisen:
- Sie brauchen die zu unterzeichnenden Verträge nicht mehr auszudrucken. Dadurch sparen Sie nicht nur Papier, sondern tragen auch zur Umweltverträglichkeit bei.
- Sie brauchen sich nicht mehr zum Kunden zu begeben, um die Dokumente unterzeichnen zu lassen, oder sie per Post zu verschicken. Denken Sie nur an die Zeitersparnis im gesamten Unterzeichnungsprozess, von den finanziellen Einsparungen ganz zu schweigen.
- Sie brauchen die Konformität der Unterschriften nicht mehr zu prüfen und die Dokumente nicht mehr gegenzuzeichnen. Ihre Prozesse werden in einem Klima des gegenseitigen Vertrauens und der Sicherheit optimiert.
Sicherung der Unterschriften
Eine elektronische Signatur hat die gleiche Rechtsgültigkeit wie eine handschriftliche Unterschrift und ist sogar noch stärker, vorausgesetzt, die Identität des Unterzeichners wurde verifiziert. Dies gilt seit dem 2016 verabschiedeten Artikel 1367 des französischen Code Civil.
Die elektronische Signatur ist sicherer als eine handschriftliche Unterschrift, da sie die Integrität des unterzeichneten Dokuments garantiert. Oodrive_sign bietet eine rechtskräftige E-Signatur-Komplettlösung im Einklang mit den Empfehlungen der französischen IT-Sicherheitsbehörde ANSSI, die rechtlich bindend ist und die Digitalisierung der Verträge, die Compliance, die Datenerfassung sowie die Möglichkeit umfasst, Dokumente aus der Ferne, persönlich oder online unterzeichnen zu lassen.
4 Signaturschritte zur Steigerung Ihrer Produktivität
Die elektronische Signaturlösung oodrive_sign umfasst 4 Schritte mit dem Ziel, den Schriftwechsel und die Einwilligung zu sichern, aber auch Ihre Produktivität zu optimieren, da Sie wertvolle Zeit einsparen und folglich von nicht unerheblichen Einsparungen profitieren.
- Wählen Sie Ihr Dokument aus und legen Sie es in oodrive_sign ab
- Fügen Sie den (die) Unterzeichnenden hinzu und wählen Sie dann den Unterschriftsmodus (persönlich, aus der Ferne oder beides, wenn Sie mehrere Unterzeichnende mit verschiedenen Anforderungen/Vorgaben haben).
- Oodrive Sign generiert die fertige PDF-Datei (oder Word-Datei oder anderes Format), die dem (den) Unterzeichnenden vorgelegt und von ihm (ihnen) gelesen und unterzeichnet werden soll. Oodrive_sign sammelt dann die elektronischen Signaturen von jedem Unterzeichnenden.
- Ein Trust Service Provider zertifiziert das Dokument und seine eventuellen Anhänge sowie die Identität jedes Unterzeichnenden und versieht die Dokumente mit einem Zeitstempel. Das Dokument wird dann versiegelt und mit seinen eventuellen Anhängen und dem Nachweisdossier in Ihrem Backoffice archiviert.
In Frage kommende Unternehmen
Die Unterzeichnung von Dokumenten betrifft alle Unternehmen. Von Großkunden bis hin zu Selbständigen über KMU. Desgleichen bietet die elektronische Signatur die Möglichkeit, die Produktivität von Unternehmen aller Branchen zu optimieren. Hier einige Beispiele zum Feedback unserer Kunden:
- Immobilien: Pachtverträge, selbstschuldnerische Bürgschaften, Abnahmeprotokoll, Vorvertrag …
- Versicherungen und Courtage: interaktive Erfassung der Kundendaten bis zur Unterzeichnung der Versicherungsverträge.
- Energetische Sanierung und Wärmedämmung: Verwaltung der Energiesparzertifikate mit Kostenvoranschlag, Rechnung und Bescheinigung für den Kunden.
- Vertrieb: Unterzeichnung von Vereinbarungen mit Händlern, Zentralisierung der gesamten Vertragstätigkeit.
- Handwerker: Verwaltung der Arbeits- und Leistungsverträge, Abonnements, Auftragsscheine … mit allen Nachweisen.
Der Grund dafür, dass sich elektronische Signaturlösungen immer mehr durchsetzen, liegt in der Tatsache, dass diese, vorausgesetzt sie sind gesichert und erfüllen die verschiedenen geltenden Qualifikationen, die Möglichkeit bieten, die Produktivität der Unternehmen grundsätzlich zu steigern.
