Die Pandemie und ihre Folgen für die Unternehmen – zunehmende Arbeit im Homeoffice, Einschränkungen bei Dienstreisen – haben dazu geführt, dass diese ihre Digitalisierung beschleunigt und insbesondere die elektronische Signatur eingeführt haben. Doch wie sieht es im Bereich Human Resources aus?
2021 erreichte der französische Markt der IT-Systeme im HR-Bereich 3,4 Milliarden Euro (Wachstum von mehr als 8 %). 2022 setzte sich dieser starke Trend mit einem Wachstum von weiteren 8 % fort und bis 2025 dürfte der Markt ein Umsatzvolumen von insgesamt 4,6 Milliarden erreichen. (Quelle Markess)
Während die Digitalisierung eine der drei Prioritäten der Personalabteilungen darstellte, hat sich die digitale Unterschrift schrittweise als unumgängliches Hilfsmittel zur Dematerialisierung aller HR-Prozesse durchgesetzt. Die E-Signatur ist eine einfache Möglichkeit, Zeit einzusparen, Dokumente zu sichern und auch den Menschen wieder in den Mittelpunkt der HR-Funktion zu rücken und das Image eines Unternehmens zu verwandeln. Entdecken Sie alle Vorteile der elektronischen Signatur für Personalabteilungen.
Beschleunigung der HR-Prozesse dank der elektronischen Signatur
Es ist keine Überraschung: Die Dematerialisierung beschleunigt den Austausch und stellt eine erhebliche Zeitersparnis dar. Das ist sogar eines ihrer Hauptmerkmale. Doch die elektronische Signatur geht noch weiter, denn sie ermöglicht die Digitalisierung aller strategischen Prozesse, wie Vertragsabschlüsse oder Validierung von Dokumenten mit Bezug zum Berufsleben der Beschäftigten. Denn die digitale Unterschrift eignet sich für alle Arten von Dokumenten, die von den Human Resources verwaltet werden:
- Recruiting und Onboarding: Einstellungszusage, Arbeits- oder Zeitarbeitsvertrag, Geheimhaltungsvereinbarung;
- Berufsleben: Gehaltsabrechnung, Arbeitszeiterfassung, Spesenabrechnungen, Bescheinigung über die Bereitstellung von Geräten, jährliches Personalgespräch, Lohnliste, Vertragsnachtrag, Schlussabrechnung, Arbeitszeugnis;
- Interne Kommunikation: Firmenpolitik, Kommunikation mit den Beschäftigten, Vorladung, Verfahrensprotokolle …
Die Nutzung einer E-Signatur-Lösung trägt zur Reduzierung der erforderlichen Zeit für die Einsicht, die Unterzeichnung und den Versand von Dokumenten bei, einschließlich vertraulicher und/oder strategischer Dokumente. Die Unterzeichner – Mitarbeitende oder Stellenbewerber – brauchen nicht mehr persönlich zum Unternehmen kommen und den Vertrag auch nicht mehr herunterzuladen, auszudrucken und wieder zurückzusenden – eine zeitraubende, mühsame Prozedur. Sie können unterwegs auf einem Smartphone oder Tablet unterzeichnen: Dies ist auch eine Möglichkeit für die Personalabteilung, sich zum Beispiel zu vergewissern, dass ein Dokument von einem Beschäftigten im Homeoffice oder auf Dienstreise im Ausland erhalten und gelesen wurde.
Einige Lösungen (wie Oodrive Sign) gehen sogar noch weiter und bieten die Möglichkeit, ein Dokument offline zu unterzeichnen, das dann übertragen wird, sobald das für die elektronische Signatur benutzte Gerät wieder eine Internetverbindung hat. Das ist die elektronische Offline-Signatur.
Sicherheit der elektronisch unterzeichneten Dokumente
Diese Zeiteinsparungen gehen mit einer erhöhten Sicherheit des Austausches einher, ein angesichts des sensiblen Charakters bestimmter Dokumente unerlässlicher Faktor für die Human Resources. Diese erhöhte Sicherheit lässt sich dadurch erklären, dass die elektronische Signatur nicht auf die digitale Version eines „Autogramms“ beschränkt ist, sondern die Möglichkeit bietet, den Unterzeichner zu authentifizieren, und die Integrität des Dokuments garantiert.
Um diese beiden Punkte richtig zu verstehen, muss man sich mit der Funktionsweise der elektronischen Signatur im Detail beschäftigen. Diese gilt nur für eine Person und ist durch ein digitales Zertifikat geschützt, das das Dokument zum Zeitpunkt der Unterzeichnung versiegelt, so dass ein unauslöschlicher „Abdruck“ dieses Dokuments generiert wird. Nicht nur die Identität der unterzeichnenden Person wird durch dieses Zertifikat validiert, die Erstellung des „Abdrucks“ ermöglicht darüber hinaus, später am Dokument vorgenommene Änderungen sowie eventuelle Beschädigungen festzustellen. Und schließlich gestattet die E-Signatur eine umfassende Rückverfolgbarkeit, was konkret bedeutet, dass jederzeit nachvollzogen werden kann, wer was und wann unterzeichnet hat.
Die elektronische Signatur hat folglich die gleiche Beweiskraft wie die handschriftliche Unterschrift, ist jedoch sehr viel sicherer. Zumal die Dokumente und die dazugehörigen Daten online auf ebenfalls gesicherten Servern aufbewahrt werden … Aber Vorsicht: Vergewissern Sie sich, dass der Anbieter der E-Signatur-Lösung Ihre Daten in Frankreich oder in der EU speichert (wie dies für oodrive_sign der Fall ist).
Produktivitätssteigerung (dank einer effizienten E-Signatur-Lösung)
Eine Lösung, die ohne Kompromisse für die Sicherheit eine Zeitersparnis darstellt, ebnet den Weg für eine erhebliche Produktivitätssteigerung. Und genau das ist bei der elektronischen Signatur für Human Resources der Fall. In einer Abteilung, in der Verwaltungsaufgaben einen großen Teil der Arbeit ausmachen, tragen die Beschleunigung und die Vereinfachung der Prozesse zu einer Reduzierung des Zeitaufwands für wiederkehrende Arbeiten mit geringer Wertschöpfung bei, wie das Drucken und Digitalisieren von Dokumenten.
Das gilt umso mehr bei der Automatisierung in Verbindung mit einer E-Signatur-Lösung. Bei wiederkehrenden Dokumenten ist es zum Beispiel möglich, Modelle zu erstellen, den Versand, die Nachverfolgung und Archivierung zu automatisieren, personalisierbare Felder wie Smartfields® zu Verträgen hinzuzufügen, um Daten innerhalb des IT-Systems der HR zu erfassen (eine Innovation der Oodrive Lösungen). Die HR-Mitarbeiter können die eingesparte Zeit für Aufgaben mit höherer Wertschöpfung aufwenden, wie zum Beispiel Recruiting oder Schulung. Darüber hinaus reduziert die Automatisierung das Fehlerrisiko und die Gefahr eines Datenverlusts.
Optimierung des Firmenimages durch die E-Signatur
Ein weiterer, nicht zu vernachlässigender Vorteil der E-Signatur für Personalabteilungen: die unleugbaren positiven Auswirkungen der Einführung einer solchen Technologie auf das Firmenimage. Zunächst für die Beschäftigten, die durch die elektronische Unterzeichnung von Dokumenten selbst Zeit sparen und weniger Papier verbrauchen (zum Beispiel bei der Übermittlung von Spesenabrechnungen). Auf diese Weise erhöht sich ihre Zufriedenheit.
Dann für zukünftige Mitarbeiter, da die E-Signatur ein wichtiges Differenzierungsmerkmal für Unternehmen ist. Aber selbst wenn E-Signatur-Lösungen zunehmend zum Einsatz kommen, gilt diese Technologie noch lange nicht als Standard. Die Verwendung einer solchen Lösung verleiht dem Unternehmen ein modernes, innovatives Image und trägt Umweltbelangen Rechnung. Für jüngere Mitarbeiter nimmt der Umweltaspekt inzwischen einen großen Stellenwert ein: Für ein Drittel unter ihnen ist die Umweltkultur eines Unternehmens ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl des Arbeitgebers (Quelle).
Die zunehmende Bedeutung der E-Signatur im Bereich der Human Resources kommt jedoch keineswegs überraschend: Viele Personalabteilungen preisen nicht nur die „Effizienz und Schnelligkeit“ bei der Dematerialisierung der HR-Prozesse, sondern auch die „Gültigkeit“ und „Rechtssicherheit“ der E-Signatur. Sicherheit, Zeitersparnis und verbessertes Markenimage gehören zu den Gründen, warum sich die elektronische Signatur schrittweise durchsetzt. Diese Aspekte sind auch für die Human Resources entscheidend.
