Sie gilt als praktisch, intuitiv, fälschungssicher, unwiderruflich und sogar umweltfreundlich. Sie setzt sich aufgrund ihrer zahlreichen Vorteile zunehmend in der Geschäftswelt durch. „Sie“? Wir sprechen hier von der elektronischen Signatur. Die zunehmend verbreitete elektronische Signatur eignet sich sowohl zum Bezahlen von Rechnungen und zur Beantwortung von Ausschreibungen als auch zum Paraphieren von PDF-Dokumenten. Aus diesem Grund wirft sie auch zahlreiche Fragen auf.
Die elektronische Signatur, was ist das?
Erste grundlegende Frage, um ein Vorurteil auszuräumen, das sich in unserem Bewusstsein festgesetzt hat. Nein, die elektronische Signatur ist nicht nur eine gewöhnliche, dematerialisierte Variante einer handschriftlichen Unterschrift. Es reicht nicht aus, die übliche Unterschrift zu scannen und dann in digitale Dokumente zu kopieren, damit sie rechtsverbindlich ist. Genauso wenig, wie es ausreicht, mit einem Stift auf einem Tablet oder Smartphone zu unterschreiben. Die elektronische Signatur ist sehr viel komplexer.
Es sei darauf hingewiesen, dass für die Unterzeichnung eines Dokuments immer drei Elemente gegeben sein müssen:
- Der Unterzeichnende,
- Das zu unterzeichnende Dokument,
- Das Mittel zur Unterschrift.
Bei einer handschriftlichen Unterschrift ist das ganz einfach, Sie brauchen nur einen Kugelschreiber. Doch wie kann ein digitales Dokument, zum Beispiel ein Vertrag oder ein Schreiben im PDF-Format, mit einer elektronischen Signatur paraphiert werden?
Für die digitale Unterschrift benötigen Sie ein Signaturtool. Es besteht aus einem elektronischen Zertifikat, das Informationen zum Unterzeichnenden enthält (wie Name und Vorname oder Organisation, zu der er gehört), und einer Signatur-Engine. Letztere ruft die Informationen aus dem Zertifikat ab, fügt sie in das Dokument ein und verriegelt es dann. Dieser Prozess ermöglicht die Identifikation des Unterzeichnenden, der seine Einwilligung dazu gegeben hat, und verleiht dem elektronisch unterzeichneten Dokument seine Rechtverbindlichkeit.
Die elektronische Signatur ist nicht unbedingt „visuell“, wie ihr handschriftliches Gegenstück, sondern nimmt die Form einer dem Unterzeichnenden eigenen Zeichenfolge eint.
Welchen Wert hat eine elektronische Signatur?
Wie bereits gesagt, es ist ganz natürlich, dass die elektronische Signatur Fragen aufwirft. Viele Fragen. Zum Beispiel: Hat sie den gleichen rechtlichen Wert wie ihr handschriftliches Gegenstück? Ist das Dokument gesichert?
Das alles sind durchaus berechtigte Fragen, die klare Antworten erfordern.
Die elektronische Signatur ist in allen Mitgliedstaaten der Europäischen Union anerkannt und rechtsverbindlich: Die eIDAS-Verordnung regelt die technischen Anforderungen, damit die elektronische Signatur den gleichen rechtlichen Wert wie ihr handschriftliches Gegenstück auf Papier hat. Für eine elektronische Signaturlösung ist allerdings die Inanspruchnahme eines Trust Service Providers wie CertEurope erforderlich, der gemäß eIDAS-Verordnung geprüft und zugelassen ist.
Die elektronische Signatur wurde im Hinblick auf eine verstärkte Sicherheit der elektronischen Prozesse entwickelt. Diese Lösung dient dazu, das Dokument zu „versiegeln“, um seine Integrität zu gewährleisten. Konkret bedeutet dies, dass nach dem Aufbringen der elektronischen Signatur auf ein PDF-Dokument Änderungen oder Korrekturen feststellbar sind. Diese Möglichkeit macht das unterzeichnete Dokument unveränderbar. Jede Seite, jede Zeile, jeder Buchstabe ist festgeschrieben, damit die Einwilligung des Unterzeichnenden nicht in Frage gestellt werden kann. Ein PDF-Dokument mit elektronischer Signatur ist daher noch viel sicherer als ein handschriftlich paraphiertes Dokument.
Wie funktioniert die elektronische Signatur eines PDF-Dokuments?
Der Unterzeichnende benötigt nur eine Software oder ein bestimmtes Gerät, um seine elektronische Signatur auf ein PDF-Dokument zu setzen. Hinter den Kulissen kommt jedoch ein umfassender Verschlüsselungsmechanismus zum Einsatz.
Ihr Signaturtool generiert einen dem Dokument eigenen Hashwert aus mehreren Zeichen, wir sprechen hier auch von „Hashing“. Dieser „Abdruck“ wird mithilfe eines Private Key verschlüsselt, der mit Ihrem digitalen Zertifikat verknüpft ist. Dann wird das Dokument mit dem Public Key, der zur Entschlüsselung des Hashwerts dient und die Identifikation des Unterzeichnenden ermöglicht, an den Empfänger gesandt. Dieser Prozess garantiert dem Empfänger die Integrität des Dokuments.
Man könnte auch sagen, dass Ihr PDF-Dokument mit der elektronischen Signatur in einer Sprache geschrieben ist, die nur Sie und der Empfänger verstehen. Letzterer erkennt sofort, dass das Dokument von Ihnen stammt und dass es nicht verändert worden ist, andernfalls wäre der Inhalt nicht mehr verständlich.
Welche Vorteile hat die elektronische Signatur?
Die elektronische Signatur in der Geschäftskommunikation ist mit der Bedeutung von Olivenöl für den Organismus gleichzusetzen: Sie hat nur Vorteile.
Sie lässt sich vielseitig einsetzen: Unterzeichnung einer Steuererklärung, Bezahlung einer Rate, Bestätigung einer Überweisung, Sicherung einer E-Mail, Antwort auf eine Ausschreibung, Unterzeichnung eines Vertrags, eines Schreibens oder eines Bestellscheins. Nennen Sie einen beliebigen Einsatzzweck und Sie werden sehen, dass sich die elektronische Signatur auch dafür eignet.
Sie ist 100%ig rechtsverbindlich und sicher. Ein durch eine elektronische Signatur validiertes PDF-Dokument ist unveränderlich. Die Unterschrift an sich ist fälschungssicher, da sie einmalig und komplex ist. Nachdem sie auf das Dokument gesetzt wurde, ist sie unwiderruflich. Kurz und gut, es handelt sich um den bestmöglichen Schutz.
Sie hat auch zahlreiche andere Vorteile. Eine elektronische Signatur auf einem PDF-Dokument anstelle einer handschriftlichen Unterschrift reduziert die Bearbeitungsdauer, verbessert die Mobilität und senkt die Kosten. Darüber hinaus bietet sie die Möglichkeit, die Herausforderungen der Globalisierung zu meistern. Mit einem Kunden am anderen Ende der Welt Geschäfte zu machen oder an einer Ausschreibung in zehntausend Kilometern Entfernung teilzunehmen wird mit der elektronischen Signatur zum Kinderspiel.
Und schließlich ist sie auch umweltfreundlich. Mit der elektronischen Signatur verabschieden Sie sich endgültig von Papier, Tinte und Druckerpatronen. Die Entscheidung für die elektronische Signatur bietet also nur Vorteile. Aus diesem Grund haben Ihre Kunden/Lieferanten/Partner diesen Schritt bereits gemacht! Warum nicht auch Sie?
